對于如此大的轉(zhuǎn)變，記者帶著好奇，于近日探訪了這家在國內(nèi)房產(chǎn)市場炙手可熱的企業(yè)。坐落于北京繁華CBD地區(qū)的鏈家地產(chǎn)總部，如今擁有60多個職能部門，肩負著北京地區(qū)多達700多家門店的統(tǒng)一管理任務(wù)，并且兼顧全公司協(xié)調(diào)、管理、培訓(xùn)、成本把控等職能，如此繁多的部門勢必都會在每天產(chǎn)生大量的文印需求，而走在鏈家總部的辦公區(qū)，一切卻讓人感覺高效而不忙亂。是什么能讓這樣一個高速運轉(zhuǎn)的辦公體系得以如此井然有序？記者頗有興致地希望從中找到答案。
企業(yè)高速發(fā)展帶來的文印新需求
其實，如今的改變最開始還是緣于鏈家地產(chǎn)伴隨企業(yè)高速發(fā)展而產(chǎn)生的辦公文印新需求。鏈家總裁辦負責(zé)人張治洲拿著一張剛剛打印出的2010年公司業(yè)績增長圖表，深有感觸地說到：“鏈家地產(chǎn)如今每年以100%的復(fù)合增長率在高速成長，鏈家地產(chǎn)各個部門的業(yè)務(wù)規(guī)模都在擴大，公司員工數(shù)量也不斷增加，業(yè)務(wù)增長帶來了打印、復(fù)印、掃描等辦公需求的攀升。而原有的設(shè)備都是在各部門中零散分布，我們一方面管理起來難度很大，需要消耗大量的人力及時間，同時在公司新實行的部門日常運營成本核算制度的背景下，對于部門打印成本的把控也無從下手。因此，公司希望可以通過采用一套更先進的商務(wù)影像系統(tǒng)來解決一系列日益凸顯的辦公難題。”
擺在鏈家地產(chǎn)面前亟需解決的兩道辦公打印難題已經(jīng)非常明顯：其一是提升打印的管理效率，其二是進行打印成本的把控。針對這兩點原則，2010年，鏈家地產(chǎn)在經(jīng)過多方比較之后，最終選擇了佳能為其定制的商務(wù)影像解決方案。
打印設(shè)備維護及管理，有佳能，我放心
如今，在鏈家地產(chǎn)總部的每個樓層，佳能都為其設(shè)立了專門的打印區(qū)，并通過中高速的數(shù)碼復(fù)合機和配套的打印管理解決方案來滿足不同部門的辦公需求。員工的辦公桌上從此不再凌亂擺放著各類獨立的打印機、掃描儀，辦公環(huán)境變得井然有序。
而在一年前，鏈家地產(chǎn)總部的辦公室卻是另一番景象。記者了解到，在使用佳能商務(wù)影像解決方案之前，鏈家地產(chǎn)擁有大約30余臺打印、復(fù)印、掃描設(shè)備，分散在公司各個部門，一般5-10人擁有一部設(shè)備，大多放置在員工的辦公桌上，打印機之間也沒有關(guān)聯(lián)到一起。由于設(shè)備太多，平時經(jīng)常會接到員工的報修電話，每一次都需要總裁辦親自去聯(lián)系維修人員。而在地產(chǎn)行業(yè)，還有其另一個的特殊性，就是通常周六日也需要辦公，進行包括房屋租賃合同等大量的文檔打印、復(fù)印及掃描工作。因此，即使是周末，以前鏈家地產(chǎn)總裁辦的員工也要經(jīng)常處理一些打印設(shè)備維護的事情，非常消耗精力。此外，對于這么多的設(shè)備，無論是紙張還是耗材，以前都是需要各部門來總裁辦領(lǐng)取的，總裁辦因此還要有專人負責(zé)采買工作，浪費了不少人力資源。
“如今我們的工作效率與以前相比真是改善太多了。真是可以說，有佳能，我放心！”總裁辦負責(zé)人張治洲在與記者的交談中不斷地強調(diào)這一點。原來，針對鏈家地產(chǎn)之前的辦公設(shè)備狀況，佳能為其定制了一套有針對性地全方位辦公文印解決方案。這套方案中的其中一大特色，就是提供了簡化設(shè)備管理和維護的佳能MG服務(wù)。
在談到佳能MG服務(wù)帶來的改變時，張治洲的感觸頗深：“如今我們是變被動為主動。每個服務(wù)周期，佳能的專門工程師團隊會上門提供設(shè)備檢修、免費耗材更換和新員工培訓(xùn)使用培訓(xùn)等諸多服務(wù)，確保設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，防患于未然。而以前都是等到設(shè)備出了問題才去匆忙解決，勢必會影響員工的辦公效率。鏈家地產(chǎn)使用佳能MG服務(wù)一年來，沒有出現(xiàn)過一次因設(shè)備故障或者耗材而影響辦公的情況。”張治洲還提及了一件親身經(jīng)歷的事情。在曾經(jīng)的一次例行維護時，佳能維修人員發(fā)現(xiàn)鏈家佳能彩色數(shù)碼復(fù)合機中的黃色墨粉即將用光，隨即告知了他，并在第一時間進行了耗材補充。他當(dāng)時并沒有太在意，然而就在耗材更新后的第三天，總裁辦就臨時接到一個緊急的為下屬門店打印彩色宣傳文檔的任務(wù)，而且一下就要打印200份。當(dāng)時，張治洲就回想起三天前更換墨粉的場景。如果沒有佳能及時補充墨粉，那次緊急而重要的打印任務(wù)就真不知道該如何完成了。#p#副標(biāo)題#e#
成本掌控更加得心應(yīng)手
而當(dāng)話題轉(zhuǎn)移到打印成本在這一年中的變化時，張治洲的臉上更是透出了幾分得意。 “以前在打印成本控制上基本上沒有什么好辦法。通常就是部門有需求就采購，很難進行精確的打印成本統(tǒng)計。而公司又要求細化部門運營成本 ，因此，對各部門打印綜合成本的監(jiān)控和管理一直都很成問題。此外，以前我們在考慮打印成本時，只考慮到了紙張、耗材等可見的成本，打印的隱性成本就更難控制，但在采用了佳能商務(wù)影像解決方案后，恰恰在這一點上同樣給予了我們很大的幫助。”張治洲在向記者介紹時談到，如今采用佳能商務(wù)影像解決方案后，鏈家地產(chǎn)已經(jīng)通過兩把利器組合而將打印成本掌控得更加得心應(yīng)手。
其中一把利器便是對于各部門打印綜合成本的監(jiān)控和管理。佳能為鏈家地產(chǎn)提供的辦公影像解決方案中包含了一套佳能uniFLOW打印管理系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，像張治洲這樣的企業(yè)文印管理負責(zé)人可以更好地對全公司進行文檔打印的管理和監(jiān)控。如今，張治洲每個月都會收到uniFLOW系統(tǒng)自動生成的企業(yè)打印報告。通過這份圖文并茂的報告，張治洲可以精確地得到鏈家總部下各個部門、甚至每位員工的打印、復(fù)印、傳真掃描情況以及彩色打印、單雙面打印的數(shù)量。通過這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)，張治洲對每個部門的打印成本都有了全面的了解，進而根據(jù)不同部門的規(guī)模和打印需求，來判斷該部門本月的打印成本是否過高，同時也通過觀察每臺設(shè)備的負載量來調(diào)整辦公設(shè)備配置，實現(xiàn)設(shè)備優(yōu)化。而這些統(tǒng)計在以前的工作環(huán)境中是無法實現(xiàn)的，自然也就無從談及諸如部門打印成本監(jiān)控這樣的話題。
除了全面的打印監(jiān)控和統(tǒng)計外，鏈家地產(chǎn)如今的辦公打印支出也更加透明。這同樣得益于佳能的這套辦公影像解決方案。實際上，之前談到佳能MG服務(wù)還有另一大優(yōu)勢，便是采取按張計費服務(wù)模式。對于像鏈家這樣的地產(chǎn)企業(yè)，每天都要有大量的文檔需要打印，通過使用量來直接支付費用，使辦公打印支出一目了然，管理人員也更容易對打印支出進行調(diào)控和規(guī)劃。
另一把利器則是對于打印隱性成本的控制。而這恰恰是企業(yè)通常容易忽略的一點。例如打印的安全性。事實證明，企業(yè)由于文檔打印而造成的信息流失，會為企業(yè)造成巨大的財產(chǎn)損失，而這對于企業(yè)來說，成本就未免太高了。為此，佳能為鏈家地產(chǎn)提供的解決方案中，便建立了一道安全打印的可靠保障。比如涉外文件較多的法務(wù)部對打印保密有一定需要，為此佳能便針對相關(guān)員工在進行打印時增加了一道刷卡打印的操作。員工并不是在電腦上點擊“打印”按鈕就可以收取到打印文檔，在發(fā)送了打印作業(yè)后，必須使用本人的員工卡在復(fù)合機上進行掃描讀取，復(fù)合機才會將相關(guān)作業(yè)打印出來，這樣就避免了打印文檔流失或泄密的可能。
“在使用佳能解決方案之前，紙張浪費現(xiàn)象十分嚴重，員工沒有意識要進行雙面打印，而現(xiàn)在佳能將雙面打印設(shè)定為默認的打印模式，不僅有效節(jié)省了紙張，更重要的是，可以幫助員工養(yǎng)成雙面打印的好習(xí)慣。”張治洲對此深有感受，而這也與當(dāng)前鏈家地產(chǎn)的企業(yè)文化達成了統(tǒng)一。
企業(yè)的不斷擴大發(fā)展需要升級辦公管理，而佳能解決方案則通過科學(xué)的產(chǎn)品及服務(wù)組合為客戶獻計獻策，超越了傳統(tǒng)的設(shè)備供應(yīng)功能，提供專業(yè)、高效、量身定制的解決方案，成為企業(yè)成長的貼心助手和辦公專家。
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